Por qué es importante planificar la implantación
Aunque Finky es técnicamente sencillo de instalar (solo necesitas un número no asignado a WhatsApp), la clave del éxito está en la comunicación y gestión del cambio.
Una implantación bien planificada garantiza:
- ✅ Adopción rápida - Los vecinos entienden y empiezan a usar el servicio inmediatamente
- ✅ Menos confusión - El equipo está preparado y alineado
- ✅ Mejor primera impresión - Proyectas profesionalidad y modernización
- ✅ Reducción de fricción - Las personas aceptan mejor los cambios cuando se explican adecuadamente
Este artículo te guía paso a paso para una implantación con éxito de Finky en tu despacho.
Vías alternativas de comunicación
Finky NO reemplaza el contacto directo
Finky opera 24/7 como asistente virtual que cubre:
- ✅ Reporte de incidencias
- ✅ Solicitud de documentos
- ✅ Consultas sobre solicitudes previas
Pero todavía necesitas mantener abiertos otros canales en tu horario habitual porque:
- Algunas personas prefieren hablar directamente por teléfono
- Ciertos temas requieren conversación personalizada
- Es importante ofrecer opciones según las preferencias del cliente
El mensaje inicial ya incluye métodos alternativos
Como se explica en Crear cuenta - Mensaje de bienvenida, el primer mensaje que reciben los usuarios incluye:
📞 Recuerde: Siempre puede contactar directamente con la oficina al teléfono…
Esto garantiza que los usuarios sepan desde el principio que tienen opciones de contacto.
El efecto colateral de Finky
Tras haber implantado Finky en despachos de administración de fincas hemos corroborado algo que esperábamos: la comunicación por WhatsApp se reduce. Esto es completamente normal: personas que antes usaban WhatsApp se encuentran al asistente Finky y prefieren llamar por teléfono o enviar un correo. En estos casos, ambas partes siguen ganando:
- Tú ganas porque se ha pasado de una interacción ineficiente por WhatsApp a canales mucho más eficaces.
- El usuario también se beneficia porque es capaz de diferenciar mejor lo que necesita atención personalizada de lo que no, y usa los canales apropiados.
La plataforma monitorea una métrica llamada “Conversaciones Abandonadas”, aquellos usuarios que saludan a Finky o piden algo pero abandonan o no llegan a confirmar su solicitud. Podrás contrastar estos datos con tus propias conclusiones acerca de cómo los vecinos cambian o no sus patrones de uso de los diferentes canales.
Enlace relacionado: Por qué necesitas Finky explica en detalle el problema de WhatsApp manual y el círculo vicioso que ocurre sin automatización.
Planificación de la implantación
Separación de líneas WhatsApp Business
El número de Finky debe ser público - Las líneas directas deben ser privadas
Tener una línea adicional de WhatsApp Business separada para la gestión manual y personal es una excelente práctica. Puedes gestionarla como siempre, por aplicación móvil o versión web/escritorio. Sin embargo, esta línea debería mantenerse privada y compartirse solo con quien quieras tener una comunicación personalizada y bidireccional a través de WhatsApp.
Estructura recomendada:
-
Línea pública con Finky - Número que se comparte públicamente con todos los vecinos
- Disponible 24/7
- Atendido por asistente virtual
- Sin límite de volumen de conversaciones
-
Líneas privadas WhatsApp Business - Para comunicación directa
- Consejos de administración
- Proveedores clave
- Coordinación interna
Para despachos grandes:
Puedes implementar varias líneas WhatsApp Business dedicadas por:
- Departamento (incidencias, contabilidad, administración)
- Grupos de comunidades (zona norte, zona sur)
Lo importante es mantener estas líneas limitadas a conversaciones importantes para evitar las ineficiencias descritas en Por qué necesitas Finky.
Comunicación previa a la implantación
Por qué es importante avisar con antelación:
- Genera expectativa positiva - Lo presentas como “mejora del servicio”
- Evita confusión - Los usuarios saben qué esperar cuando llegue el primer mensaje de Finky
- Permite preparar al equipo - El personal está formado y alineado
- Demuestra profesionalidad - Proyectas transparencia y modernización
Preparación recomendada:
- Dos semanas antes: Comunicación interna al equipo
- Una semana antes: Circular a consejos de administración
- El día antes: Circular general a vecinos
- Día del cambio: Activación de Finky
Plantillas de comunicación
Circular informativa a vecinos
Asunto: Nuevo servicio de atención 24/7 por WhatsApp
Estimados vecinos,
Nos complace informarles de la puesta en marcha de un nuevo servicio de atención automatizada a través de WhatsApp disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
¿Qué cambia?
A partir del [FECHA], el número de WhatsApp [NÚMERO] estará atendido por Finky, nuestro asistente virtual, que les permitirá:
- ✅ Reportar incidencias en cualquier momento (fugas, averías, problemas de luz, etc.)
- ✅ Solicitar documentación (certificados, actas, recibos)
- ✅ Consultar el estado de solicitudes previas
- ✅ Acceder al servicio fuera del horario de oficina
¿Cómo funciona?
Es muy sencillo: escriba al número de WhatsApp como lo haría normalmente. Finky le guiará paso a paso y registrará su solicitud de forma inmediata.
Opciones de contacto directo
Si prefiere atención personalizada, puede seguir contactándonos:
- ☎️ Teléfono: [NÚMERO] (horario de oficina)
- 📧 Email: [EMAIL]
Este nuevo servicio nos permite atenderles mejor y más rápido, manteniendo un registro completo de todas sus solicitudes.
Saludos cordiales, [NOMBRE DESPACHO]
Circular informativa a consejos de administración
Asunto: Nuevo canal directo de WhatsApp para tu comunidad
Buenos días [NOMBRE],
Soy [NOMBRE PERSONA], de [ADMINISTRACIONES XYZ].
Te escribo para informarte de que, dentro de la modernización del sistema de comunicaciones del despacho, este será mi número directo de contacto para tu comunidad: [NÚMERO]
[Nota: Si usas varias líneas directas, especifica cada una. Por ejemplo: “Para temas administrativos: [NÚMERO_ADMIN]. Para urgencias de mantenimiento: [NÚMERO_MANTENIMIENTO]”.]
Uso exclusivo para órganos de administración:
Este número queda reservado a presidentes, vicepresidentes y miembros de la junta directiva, ya que nos permite:
- ✅ Agilizar gestiones del día a día
- ✅ Canal inmediato para emergencias
- ✅ Coordinación directa para temas de la comunidad
Para el resto de vecinos:
Los vecinos de tu comunidad deberán utilizar el WhatsApp oficial del despacho [NÚMERO FINKY], que funcionará de manera continua 24/7 con nuestro asistente virtual Finky. Este sistema registra y canaliza cada mensaje automáticamente, agilizando nuestras gestiones.
Si tienes cualquier duda sobre cómo funciona el nuevo sistema, estaré encantado/a de explicártelo.
Saludos, [NOMBRE Y CARGO]
Comunicación a proveedores
Opción A: Línea dedicada para proveedores
Asunto: Nuevo número de WhatsApp para envío de facturas
Estimado/a [NOMBRE PROVEEDOR],
Como parte de la mejora de nuestros procesos de gestión, hemos creado un canal dedicado de WhatsApp para proveedores: [NÚMERO]
Para qué usar este número:
- Envío de facturas
- Confirmaciones de trabajos realizados
- Consultas sobre pagos pendientes
- Coordinación de trabajos programados
Importante:
- Nuestro número general [NÚMERO FINKY] ahora está automatizado para vecinos
- Por favor, use el nuevo número dedicado para gestiones de proveedor
- Recibirá confirmación de recepción de sus comunicaciones
Gracias por su colaboración.
Saludos, [NOMBRE DESPACHO]
Opción B: Canalizar a email
Asunto: Actualización de canales de comunicación
Estimado/a [NOMBRE PROVEEDOR],
Le informamos de que hemos actualizado nuestros canales de comunicación.
Para envío de facturas y documentación: Por favor, utilice exclusivamente nuestro email: [EMAIL FACTURAS]
Para coordinación de trabajos: Recibirá notificaciones automáticas por email cuando detectemos incidencias en las comunidades donde colabora con nosotros.
Nuestro número de WhatsApp [NÚMERO] ahora está dedicado exclusivamente a atención de vecinos mediante sistema automatizado.
Gracias por su comprensión.
Saludos, [NOMBRE DESPACHO]
Gestión del cambio
Comunicación interna al equipo
Por qué es crítico:
El equipo del despacho debe estar completamente informado y alineado antes del lanzamiento. Un equipo confundido transmite esa confusión a los clientes.
Acciones recomendadas:
1. Sesión informativa interna (1 semana antes del lanzamiento)
- Explicar por qué se implanta Finky
- Demostración en vivo del funcionamiento (puedes registrar una cuenta de demostración)
- Resolver dudas y preocupaciones
2. Formación en documentación (3-4 días antes)
- Todo el equipo debe leer: Cómo funciona Finky
- Revisar: Gestión de solicitudes
- Entender el protocolo de gestión (ver abajo)
3. Periodo de prueba interno (2-3 días antes)
- El equipo prueba Finky como si fueran vecinos
- Se identifican posibles mejoras en la configuración
- Se familiarizan con el panel de admin y los emails
4. Sesión de formación externa (opcional)
Si prefieres formación guiada, podemos organizar una sesión online. Contacta con soporte técnico.
Protocolo de gestión de solicitudes Finky
Este es un ejemplo de protocolo basado en mejores prácticas que puedes adaptar a tu despacho. El objetivo es garantizar que todas las solicitudes se procesen de forma eficiente y sin pérdidas.
Adapta estos tiempos y procesos según:
- El tamaño de tu equipo
- El volumen de solicitudes que gestionas
- Tus herramientas de gestión internas
- Tu estructura organizativa
1. VERIFICACIONES - Prioridad MÁXIMA
⏱️ Procesar en: Mismo día laboral (máximo 8 horas)
Cuando llegue un email con asunto “Nueva verificación pendiente”:
Acción inmediata:
- Clic en el enlace del email
- Verificar que el residente pertenece a alguna de tus comunidades
- Si es legítimo:
- Asignar a la comunidad correcta
- Introducir email si lo tienes
- Aprobar verificación
- Si es fraudulento o no es tu cliente:
- Rechazar verificación
Por qué es prioritario:
- El residente ya reportó algo y está esperando
- Hasta que no lo verifiques, no se categoriza correctamente
- Primera impresión del servicio
Más info: Verificación de residentes
Carpeta email recomendada: Finky/Verificaciones
2. INCIDENCIAS URGENTES - Prioridad ALTA
⏱️ Procesar en: 1-2 horas
Las incidencias marcadas como “URGENTE” o “ALTA” por la IA:
Acción:
- Mantener como NO LEÍDO hasta que se procese completamente (o usar etiquetas de email: “Pendiente” → “Procesado”)
- Revisar detalle de incidencia (clic en enlace del email)
- Registrar en tu sistema (Gesfincas, etc.) con:
- Referencia de Finky al inicio:
[4D72B1] - Descripción... - Esto permite búsqueda rápida si el vecino llama
- Referencia de Finky al inicio:
- Aceptar en Finky y enviar nota al vecino:
- “Hemos recibido su incidencia sobre [X].” Puedes añadir un “Esperamos resolverlo en [PLAZO]” si depende sólo de ti.
- Coordinar con proveedor si aplica
- Marcar como LEÍDO solo cuando esté registrado y confirmado
Carpeta email recomendada: Finky/Incidencias Urgentes con regla de filtrado automático
3. RESTO DE SOLICITUDES - Prioridad NORMAL
⏱️ Procesar en: 4-8 horas laborables
Incidencias normales, solicitudes de documentos, consultas:
Acción:
- Mantener como NO LEÍDO hasta procesar (o usar etiquetas de email: “Pendiente” → “Procesado”)
- Registrar en sistema con referencia Finky:
[ABC123] - ... - Aceptar en Finky con nota: “Hemos recibido su solicitud. Le informaremos en breve”
- Procesar según tipo:
- Documento: Preparar y enviar por email
- Incidencia: Coordinar reparación
- Consulta: Investigar y responder
- Marcar como LEÍDO al completar
Carpeta email recomendada: Finky/Solicitudes
4. CIERRE DE SOLICITUDES
Cuando la solicitud esté completamente resuelta:
Acción:
- Buscar por referencia en Finky: panel admin o email original
- Marcar como “COMPLETADA” en Finky
- Añadir nota de cierre al vecino, por ejemplo:
- “El proveedor nos ha indicado que ya está reparado.”
- El vecino recibe notificación automática por WhatsApp
5. USO DE REFERENCIAS ALFANUMÉRICAS
Cada solicitud tiene un código único (ej: 4D72B1).
Mejores prácticas:
- ✅ Siempre incluir al inicio de descripción en tu gestor:
[4D72B1] Gotera garaje - ✅ Facilita búsqueda si vecino llama por teléfono: “Es la referencia 4D72B1”
- ✅ Permite tracking entre Finky y tu sistema de gestión
- ✅ Evita duplicados y confusiones
Más info: Identificación de solicitudes
6. REGLAS DE ORO
NUNCA:
- ❌ Ignorar emails de Finky y dejarlos sin procesar
- ❌ Ignorar verificaciones pendientes
- ❌ Olvidar incluir referencia Finky en tu gestor
SIEMPRE:
- ✅ Verificar residentes el mismo día
- ✅ Usar referencias en descripciones
- ✅ Confirmar recepción al vecino (nota en Finky)
- ✅ Informar de cierre al completar
Monitoreo post-implantación
Primera semana:
- Revisar diariamente el panel de admin
- Atender “Conversaciones Abandonadas”
- Solicitar feedback del equipo
- Ajustar comunicación y protocolos si es necesario
Primer mes:
- Reunión semanal de seguimiento
- Analizar categorización automática
- Probar y/o Optimizar reglas de enrutamiento a proveedores
- Identificar mejoras en el proceso
Soporte durante la implantación
¿Necesitas ayuda para planificar tu implantación?
Somos administradores de fincas con experiencia en este sector. Contacta con nosotros y organizaremos una sesión donde te asesoraremos sobre las mejores prácticas de organización de canales WhatsApp Business y gestión del cambio.
También ofrecemos:
- Sesión de formación al equipo
- Revisión de tus plantillas de comunicación
- Acompañamiento durante el lanzamiento
- Automatizaciones complementarias de otros procesos
Más información: Soporte técnico