Una vez tienes contratos dados de alta en Finky, la plataforma te ayuda a no perder ninguna fecha clave: avisa antes del periodo de preaviso, renueva automáticamente los contratos que se dejan correr y, si decides cancelar, te ayuda a generar el burofax de comunicación.
Estados del ciclo de vida
Un contrato pasa por estos estados:
| Estado | Cuándo |
|---|---|
| Vigente | Antes de entrar en periodo de preaviso. |
| En preaviso | Quedan menos meses para el vencimiento que los configurados como preaviso. |
| Vencido | Pasada la fecha de vencimiento sin haberse renovado ni cancelado explícitamente. |
| Cancelado | Has comunicado la cancelación dentro del periodo de preaviso. |
| Renovado | Se ha creado un nuevo contrato vinculado al anterior con una nueva vigencia. |
Avisos automáticos
Finky genera emails de recordatorio al despacho cuando un contrato entra en periodo de preaviso. Esto te da margen para decidir antes de que sea demasiado tarde:
- Renovar (ya sea pasivamente, dejando que se auto-renueve, o reflejando una prórroga distinta).
- Cancelar y generar el burofax al proveedor.
- Negociar nuevas condiciones y crear un contrato sustitutivo.
Si tienes activado el opt-out de emails de actividad, estos recordatorios pueden silenciarse junto con otras notificaciones automáticas. Recomendamos mantenerlos activos por su valor estratégico.
Tareas de renovación en el panel
Además del email, en el detalle del contrato aparece una tarea de renovación con un workflow guiado en cuatro pasos:
- Pedir presupuesto — solicitar oferta a proveedores alternativos o al actual.
- Decidir renovación — comparar opciones y elegir continuar, cambiar o cancelar.
- Confirmar contratación — formalizar la decisión con el proveedor seleccionado.
- Resuelto — la tarea se cierra y queda histórico.
Desde el primer paso tienes dos atajos:
- Solicitar presupuestos: Finky redacta y envía la petición a los proveedores que elijas (los del catálogo) y queda el correo registrado.
- Gestiono por mi cuenta: marca el paso como hecho sin disparar el email. Útil cuando el presupuesto ya lo tienes acordado por otro canal.
A medida que avanzas pasos, Finky actualiza el estado y, cuando confirmas la nueva contratación, crea automáticamente el contrato sucesor vinculado al original.
Auto-renovación
Si pasa la fecha límite de preaviso sin que hagas ninguna acción y el contrato sigue activo en la realidad, Finky auto-renueva el contrato generando una nueva entrada con la misma duración y preaviso configurados, vinculada al original.
Esto permite reflejar fielmente la realidad de muchos contratos en administración de fincas, donde la renovación tácita es la norma cuando ninguna parte comunica nada.
Si quieres evitar la auto-renovación de un contrato concreto, puedes:
- Cancelarlo explícitamente antes de la fecha límite.
- Marcarlo como “no renovar automáticamente” en su edición (recomendable para contratos que sabes que vas a sustituir).
Cancelación con burofax
Cuando decides cancelar un contrato dentro del periodo de preaviso:
- Pulsa Cancelar contrato desde su detalle.
- Finky genera automáticamente un burofax / comunicación formal de cancelación en PDF, con los datos del proveedor, las referencias del contrato y el texto legal estándar.
- El documento se guarda asociado al contrato.
- Recibes también un email con el PDF para que puedas reenviarlo o archivarlo según tu protocolo.
El burofax usa el mismo módulo de generación de documentos que los certificados, así que se beneficia de la misma firma del despacho y del almacenamiento seguro.
Histórico y trazabilidad
Cada renovación crea una nueva entrada en el listado de contratos vinculada al original. Esto te permite ver la historia completa de tu relación con un proveedor: cuántas veces se ha renovado, en qué fechas, con qué condiciones, y si hubo cancelaciones intermedias.
Email de recordatorio: ejemplo
El email de recordatorio que recibe el despacho contiene:
- Nombre del contrato (comunidad + proveedor + servicio).
- Fecha de vencimiento y fecha límite de preaviso.
- Acción recomendada (decidir antes de la fecha límite).
- Enlace directo al contrato en el panel.
Relación con otros artículos
- Alta y duración de contratos — modelo de períodos relativos y campos del contrato.
- Gestión de proveedores por WhatsApp — el proveedor cancelado conserva su histórico de incidencias.
- Notificaciones y emails — cómo gestionar los recordatorios automáticos.
- Certificados — Requisitos y validaciones — la generación de PDFs comparte requisitos (sello, firma).