Revisa la carpeta de contratos de una comunidad y anota, para cada servicio, la fecha de firma, la duración, el preaviso y el vencimiento. Con estos datos puedes saber cuándo hay que tomar una decisión y qué margen queda.
La fecha que hay que vigilar
Un contrato de servicios suele tener una fecha de inicio, una de vencimiento y un periodo de preaviso. El preaviso marca hasta cuándo se puede comunicar que no se quiere continuar.
Por ejemplo, si un contrato vence el 31 de diciembre y exige dos meses de preaviso, la decisión debe comunicarse en octubre. En diciembre ya habrá terminado el plazo.
Si solo registras una fecha, registra la del preaviso. Es la que permite actuar a tiempo.
Crear un inventario sencillo
Haz una línea por contrato con estas columnas:
- Proveedor.
- Servicio.
- Duración.
- Fecha de preaviso.
- Fecha de vencimiento.
El inventario permite detectar contratos duplicados, servicios que ya no se necesitan y precios que llevan años sin revisarse. Después solo hay que mantenerlo actualizado cuando se firme o modifique un contrato.
💬 Tomatic Fincas (antes Finky) guarda la duración y el preaviso de cada contrato. Te avisa un mes antes de que termine el plazo y vuelve a recordártelo cada quince días hasta que lo marques como resuelto. Contacta con nosotros y pruébalo gratis.
Comparar antes de renovar
Pedir dos ofertas alternativas aporta información para decidir y negociar. También facilita explicar en la junta por qué se mantiene un proveedor o por qué se cambia.
No hace falta comparar todos los servicios a la vez. Empieza por los contratos con mayor coste, los que llevan más tiempo sin revisarse o los que tienen un preaviso próximo.
Comunicar la decisión por escrito
Si la comunidad decide no continuar, envía la comunicación dentro del plazo y conserva la prueba de envío y recepción. Así queda claro cuándo se comunicó la decisión.
Una llamada puede servir para coordinarse, pero no sustituye a una comunicación que deje constancia cuando el contrato lo exige.
Guardar el motivo de la decisión
Conserva junto al contrato los presupuestos, la comparación y el acuerdo de la comunidad. Cuando haya que revisar el servicio dentro de un año, esa información evitará rehacer el trabajo.
También ayuda a que cualquier persona del despacho pueda entender qué se decidió y por qué.
Revisa ahora una comunidad y comprueba si tienes registradas las fechas de preaviso. Si falta alguna, pide el contrato y añádela al inventario.