La junta necesita información que ayude a decidir. Además de las cuentas, cuatro datos permiten explicar qué ha ocurrido durante el año y qué conviene hacer a continuación.
Las cuatro cifras
Incidencias recibidas
El número total indica el volumen de trabajo de la comunidad. Conviene compararlo con el año anterior y separar, cuando sea posible, las incidencias urgentes de las demás.
Tiempo medio de resolución
Este dato muestra cuánto se tarda en cerrar una incidencia. Acompáñalo de una comparación anual y explica los cambios importantes.
Problemas más repetidos
Los tres tipos de incidencia más frecuentes orientan las decisiones de mantenimiento. Si una instalación genera avisos de forma recurrente, la comunidad puede valorar una reparación completa o una sustitución.
Gasto por capítulos
Agrupa el gasto por áreas, como fontanería, ascensor o limpieza. El reparto ayuda a entender dónde se concentra el presupuesto y qué partidas pueden necesitar revisión.
💬 Tomatic Fincas (antes Finky) registra cada incidencia con su fecha, tipo y estado. Cuando llega la junta, puedes consultar el histórico sin reconstruirlo a partir de correos y mensajes. Contacta con nosotros y pruébalo gratis.
Registrar durante todo el año
Estos datos no se pueden preparar bien la víspera. Cada incidencia debe quedar registrada cuando entra, con su fecha y categoría. Las facturas y decisiones relacionadas deben quedar asociadas al mismo historial.
Con ese registro, preparar la junta consiste en revisar los totales y escoger los puntos que requieren una decisión.
Explicar los cambios
Si el tiempo de respuesta ha bajado, muestra la mejora. Si ha subido, indica qué ocurrió: una obra, una falta de proveedor o un aumento puntual de incidencias.
Un dato acompañado de su contexto permite hablar del problema y de las opciones disponibles.
Usar los datos para decidir
El objetivo no es presentar más cifras. Es ayudar a la comunidad a decidir sobre mantenimiento, proveedores y presupuesto con la misma información.
Revisa la próxima junta y comprueba si puedes obtener estas cuatro cifras. Si falta alguna, empieza a registrarla desde hoy.