La junta ha votado el cambio de administrador. Tienes el acta con tu nombramiento y el resto de la documentación sigue en el despacho del anterior: el libro de actas, las cuentas, los contratos y las llaves del cuarto de contadores.
En las primeras semanas tienes que recuperar la documentación, comprobar la situación económica y localizar los asuntos con plazo. Ese trabajo determina si los vecinos notan una mejora y si un contrato se renueva sin que nadie lo revise.
Pide la documentación por escrito
La Ley de Propiedad Horizontal encarga al administrador custodiar la documentación de la comunidad “a disposición de los titulares” (artículo 20). El saliente la guarda, pero no es suya. Con los datos personales de los vecinos pasa lo mismo: al terminar el encargo los devuelve o los suprime, según decida la comunidad (artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos).
Envía la petición por escrito, con copia al presidente, una lista cerrada y una fecha límite. Si pides “todo”, recibes lo que el saliente tenía a mano. Con una lista, cada punto sin respuesta queda identificado.
Si estás colegiado, consulta las normas de tu colegio. En Madrid, por ejemplo, tienes que comunicar al saliente que te haces cargo, y él tiene quince días para concederte la venia. Si la entrega se atasca y el saliente está colegiado, reclama primero a su colegio.
Incluye en la primera carta la siguiente documentación. Después, revísala en este orden.
1. Libro de actas y acuerdos pendientes
El libro de actas no se sustituye con una fotocopia. Lo diligencia el Registrador de la Propiedad y lo custodia el secretario, que además debe conservar cinco años las convocatorias y demás documentos de las reuniones (artículo 19).
Si falta, el Registro no diligencia uno nuevo sin más. Hay que acreditar que el anterior se usó entero o, si se perdió, que el presidente o el secretario afirme ante notario o ante el Registrador que se comunicó la desaparición a los propietarios o que se denunció la sustracción (artículo 415 del Reglamento Hipotecario).
Revisa las últimas actas y separa los acuerdos sin ejecutar. Puede haber una obra aprobada que nadie encargó o una derrama a medio cobrar. Desde el nombramiento, esos asuntos quedan bajo tu gestión.
2. Saldo, contabilidad y fondo de reserva
Pide los extractos bancarios, el saldo a la fecha del cese y la lista de vecinos con deudas, con el importe, la antigüedad y el estado de cada reclamación.
Las cuentas del saliente tienen que coincidir con el banco. Cualquier diferencia debe explicarse antes de que la asumas tú. Revisa aparte el fondo de reserva: no puede bajar del 10 % del último presupuesto ordinario (artículo 9). Si está por debajo, informa a la junta antes de que haga falta una derrama para reponerlo.
Con el acta del nombramiento, cambia las firmas autorizadas en el banco. Hasta que lo hagas, cualquier pago urgente depende de otra persona.
3. Contratos, pólizas e incidencias
Localiza todo lo que tenga una fecha límite:
- Contratos en vigor: anota el vencimiento y el preaviso. Si el preaviso pasa sin que nadie actúe, el contrato se prorroga solo (lo explicamos en el contrato que se renovó solo). Si un preaviso termina dentro de tres semanas, esa es la primera decisión que tienes que tomar.
- Pólizas: registra el vencimiento del seguro y los siniestros abiertos con la aseguradora.
- Incidencias abiertas: anota qué está pendiente, con qué gremio y desde cuándo. El vecino que lleva un mes esperando no sabe que ha cambiado el administrador. Para él, el responsable ahora eres tú.
4. Llaves, accesos y contactos
Visita el edificio con el presidente o el conserje y comprueba qué abre cada llave: contadores, azotea, sala de máquinas y mandos del garaje. Anota también los códigos de alarma.
De cada proveedor, pide el contacto directo. El nombre de la empresa de ascensores está en el contrato. También necesitas el teléfono de la persona que acude un sábado cuando alguien se queda encerrado.
Pasa los datos a una hoja de cálculo
Si recibes los datos de vecinos, proveedores y contratos en PDF, alguien de tu despacho tendrá que copiarlos a mano. Ese trabajo consume días y puede introducir errores.
Pide los datos exportados en una hoja de cálculo, con un fichero por tipo de dato. Carga primero lo que está en uso: vecinos, proveedores, contratos vigentes e incidencias abiertas. El histórico puede esperar.
💬 Esto es justo lo que hace Finky por ti: pasas lo que te entregue el saliente a una plantilla Excel de siete hojas y la importas revisando una previsualización por pasos, con los duplicados ya señalados. Los vecinos quedan verificados. Cada contrato te avisa por correo un mes antes de que se cierre su preaviso, y te lo recuerda cada quince días hasta que lo resuelves. También podemos hacer la importación nosotros. Contacta con nosotros y pruébalo gratis.
Informa a los vecinos durante la primera semana
Envía un comunicado breve con quién eres y cómo localizarte. Comprueba también que avanza la incidencia pendiente y que la próxima junta tendrá las cuentas claras. Un vecino que sabe dónde escribir no seguirá escribiendo al administrador anterior.