El Panel de Administración de Finky es una herramienta opcional que te proporciona una vista general de todas las interacciones con tus comunidades a través de WhatsApp.
El panel de administración es especialmente útil cuando necesitas:
- Tener una vista general del estado de todas las solicitudes activas
- Configurar reenvíos automáticos a proveedores por categoría
- Verificar residentes de forma masiva
- Consultar el historial completo de conversaciones
- Visualizar estadísticas de comunidades y vecinos
Para el día a día, la gestión por email es suficiente y más práctica.
Acceso al Panel de Administración
Inicio de sesión
Para acceder al panel de administración cuando lo necesites, dirígete a whats.finky.app/login e inicia sesión con la misma cuenta que utilizaste durante el proceso de creación de cuenta (Google o Microsoft).
Una vez dentro, verás el panel principal con acceso a todas las secciones de gestión a través de la barra de navegación superior.
Trabajo en equipo sin usuarios adicionales
Para la mayoría de los despachos, no es necesario crear múltiples cuentas de usuario. Gracias a que Finky funciona principalmente por email, puedes:
- Usar un email compartido del despacho (ej:
incidencias@tudespacho.com) como email de notificaciones - Gestionar solicitudes desde cualquier gestor de email que tenga acceso a esa bandeja compartida
- Colaborar en equipo sin necesidad de que cada persona tenga su propio acceso al panel
Solo si necesitas que varios miembros del equipo accedan simultáneamente al panel de administración (por ejemplo, para configurar reenvíos o consultar estadísticas), puedes contactar con nuestro equipo de soporte para añadir usuarios adicionales.
Buzón de Incidencias
El Buzón es la sección principal donde se centralizan todas las solicitudes activas y recientes de tus comunidades. Para entender cómo se clasifican automáticamente las incidencias, consulta la guía sobre categorización de incidencias.
Aquí encontrarás:
Solicitudes Activas
Tabla que muestra todas las incidencias y consultas que requieren tu atención, con la siguiente información:
- Ref: Referencia única de la solicitud (ej: #EAAF2B)
- Fecha: Fecha y hora de creación
- Tipo: Incidencia, consulta o solicitud de documentación
- Prioridad: Alta, Normal o Baja (asignada automáticamente por IA)
- Estado: Abierta, En progreso o Resuelta
- Categoría: Clasificación automática de la incidencia
- Comunidad: Comunidad a la que pertenece el residente
- Vecino: Nombre del residente que reportó
- Descripción: Vista previa de la solicitud
Solicitudes Finalizadas Recientemente
Esta sección muestra las incidencias completadas en las últimas 24 horas, permitiéndote revisar el trabajo reciente y asegurar que todo ha sido gestionado correctamente.
Detalle de Incidencia
Al hacer clic en cualquier solicitud, accedes a una vista detallada que incluye:
Información básica:
- Residente
- Comunidad asociada
- Tipo de incidencia (categoría)
- Descripción completa
- Estado actual
- Imágenes adjuntas (si las hay)
Información de Categorización IA:
- Categoría detectada automáticamente
- Prioridad sugerida
- Nivel de confianza de la IA
- Notas explicativas sobre la categorización
Notas:
- Campo para añadir observaciones sobre la incidencia
- Las notas añadidas se envían automáticamente al vecino por WhatsApp
- Útil para comunicar actualizaciones o solicitar información adicional
Acciones sobre Incidencias
Desde el detalle de cada incidencia puedes realizar tres acciones principales:
- ✓ Aceptar Incidencia
- Marca la incidencia como “En progreso”
- Permite añadir una nota que se enviará al vecino por WhatsApp
- Útil para confirmar que has recibido y estás gestionando la solicitud
-
✓ Completar Incidencia
- Marca la incidencia como “Resuelta”
- Permite añadir una nota final para el vecino
- La incidencia se mueve a “Finalizadas Recientemente”
-
✗ Rechazar Incidencia
- Permite rechazar solicitudes duplicadas o fuera de alcance
- Requiere una explicación que se enviará al residente
Verificación y Gestión de Residentes
La sección de Vecinos te permite gestionar dos aspectos fundamentales:
Verificaciones Pendientes
Cuando un residente intenta usar Finky por primera vez, el sistema solicita verificación del administrador. En esta tabla encontrarás:
- Teléfono: Número de WhatsApp del solicitante
- Nombre: Nombre proporcionado por el usuario
- Comunidad: Comunidad a la que dice pertenecer
- Dirección: Dirección específica dentro de la comunidad
- Fecha solicitud: Cuándo se realizó la petición
- Acciones: Botón “Verificar” para aprobar al residente
Para más información sobre el proceso de verificación, consulta la guía completa de verificación de residentes.
Lista de Vecinos
Tabla completa con todos los residentes registrados en tu sistema:
- Nombre
- Teléfono
- Email (opcional)
- Comunidad asignada
- Estado: Verificado o No verificado
- Acciones: Ver detalles completos del residente
Desde aquí puedes revisar el historial de cada residente y sus solicitudes previas.
Gestión de Comunidades
La sección de Comunidades muestra todas las propiedades que gestionas en formato de tarjetas. Cada tarjeta incluye:
- Nombre de la comunidad
- Dirección completa
- Botón “Ver detalles” para acceder a la configuración específica
Detalle de Comunidad
Al hacer clic en “Ver detalles” de una comunidad, accedes a su página de detalle donde puedes:
- Ver estadísticas: Número de propiedades y vecinos registrados
- Editar información: Modificar nombre y dirección de la comunidad
- Ver vecinos: Acceder directamente a la lista de residentes de esta comunidad
- Configurar reenvío de incidencias: Acceso directo a la configuración de automatización
Configuración de Reenvío Automático
Desde el botón “Configurar Reenvío de Incidencias” puedes automatizar el envío de incidencias a proveedores específicos según la categoría detectada. La tabla muestra las configuraciones activas con la categoría, proveedor asignado, contacto y canal de notificación.
Consulta la guía detallada de gestión de solicitudes para saber más acerca de cómo configurar estos reenvíos automáticos.
Gestión de Proveedores
En la sección de Proveedores puedes gestionar tu catálogo de empresas y profesionales de mantenimiento. Cada tarjeta de proveedor muestra:
- Nombre de la empresa
- Descripción de servicios
- Número de contactos registrados
- Botón “Ver Detalles” para acceder a la información completa
Crear Nuevo Proveedor
Al hacer clic en ”+ Nuevo Proveedor”, puedes registrar una nueva empresa completando:
- Nombre del proveedor: Nombre de la empresa
- Descripción de servicios: Especialidades y áreas de trabajo
- Contactos: Puedes añadir múltiples personas de contacto con sus:
- Nombre
- Teléfono
- Rol o cargo
Una vez creado el proveedor, podrás asignarlo a categorías específicas de comunidades para automatizar el reenvío de incidencias. Para más detalles sobre cómo configurar estas asignaciones, revisa la guía de gestión de solicitudes.
Visor de Conversaciones
La sección de Conversaciones te permite visualizar todo el historial de interacciones entre Finky y los residentes a través de WhatsApp.
Información disponible
Cada fila de la tabla muestra:
- Usuario: Nombre del residente
- Teléfono: Número de WhatsApp
- Creada: Fecha y hora de inicio de la conversación
- Última actividad: Timestamp del último mensaje
- Estado:
- ✓ Completada: La conversación finalizó correctamente
- ⚠ Error: Hubo algún problema durante la interacción
Al hacer clic en cualquier conversación, puedes ver el detalle completo de todos los mensajes intercambiados. Ten en cuenta que estos mensajes están disponibles durante un periodo limitado de una semana desde la última actividad de la conversación.
Utilidad del visor
Esta herramienta es especialmente útil para:
- Auditoría: Revisar cómo se gestionaron conversaciones específicas
- Resolución de problemas: Identificar errores o malentendidos en la comunicación
- Mejora continua: Analizar patrones de interacción para optimizar las respuestas de Finky
- Soporte al usuario: Entender el contexto completo cuando un residente tiene una consulta
¿Necesitas ayuda con alguna funcionalidad específica del panel? No dudes en contactarnos y te guiaremos paso a paso.