Un vecino llama al despacho a las ocho de la tarde y nadie puede cogerlo. Con el asistente de voz, Finky atiende la llamada, escucha lo que cuenta el vecino y lo deja en tu panel y en tu correo, con la transcripción.
Es la misma Finky que atiende por WhatsApp, por teléfono. Lo que registra por una vía y por la otra va al mismo sitio.
Qué hace en una llamada
- Registra incidencias. Escucha al vecino, confirma en una frase lo que ha entendido y registra la incidencia con su nombre, su comunidad y su vivienda.
- Registra consultas y solicitudes de certificado. Puede tratar una duda sobre una cuota, una pregunta sobre un documento o una solicitud de certificado para una venta.
- Informa de lo que el vecino ya tiene abierto. Si llama para saber cómo va una avería o para añadir algo, el asistente consulta sus incidencias abiertas, le dice en qué estado están y añade lo que diga a la que corresponda. No abre una incidencia nueva por lo mismo.
- Recoge mensajes de proveedores y de empresas comerciales. Si llama una empresa por una factura, por un trabajo hecho o para ofrecerte algo, deja el mensaje con el nombre de la empresa y el motivo. Tú decides después.
- Atiende en castellano o en inglés, según hable quien llama. A ti te llega todo en castellano.
Lo que no hace: pasar la llamada
El asistente atiende cuando no hay nadie que pueda coger el teléfono, y no hay nadie a quien transferir la llamada. No lo promete ni lo insinúa.
Si el vecino pide hablar con una persona, el asistente le dice que en ese momento no puede atenderle nadie y le pregunta de qué se trata. Con lo que cuente registra una sola cosa: una incidencia, una consulta o una solicitud de contacto con el motivo y, si la ha nombrado, la persona con la que quiere hablar. En los tres casos recibes un aviso por correo.
A quién reconoce
- Si el número que llama ya está dado de alta en tu despacho, el asistente saluda al vecino por su nombre y no vuelve a pedirle sus datos.
- Si no sabe quién llama, escucha primero para qué llama y después le pide nombre, comunidad y vivienda. Repite los tres datos y espera a que el vecino los confirme antes de registrar nada.
- Si la persona no quiere dar la comunidad o la vivienda, no insiste más de una vez. La llamada se registra con ese dato señalado como no aportado, para que decidas tú.
- Trata siempre de usted y usa frases cortas. No dicta el código de referencia salvo que se lo pidan: cuando el vecino vuelva a llamar se le reconoce por su número.
Qué ves tú después
- La incidencia, la consulta o la solicitud de contacto, en el panel y en tu correo, igual que las que entran por WhatsApp.
- La transcripción completa de la llamada y su resumen, en la ficha de la conversación. Lo que se le dijo a un vecino por teléfono forma parte del expediente.
- Si el vecino añadió algo a una incidencia abierta, la nota con sus palabras y un aviso por correo.
Cómo se activa
El asistente se monta por cada línea de teléfono, no se activa desde el panel. Tu centralita desvía la línea al asistente en las situaciones que decidas: fuera de horario, cuando nadie descuelga tras unos tonos o siempre. El asistente se configura con el nombre de tu despacho y tus comunidades.
Escríbenos a soporte@finky.app y lo vemos contigo: qué línea desviar, en qué horario y qué necesita tu centralita para hacerlo.